Tietosuojaseloste

1. Johdanto

Yksityisyytesi suojaaminen ja henkilötietojesi käsittelyn läpinäkyvyys ovat Klarity Oy:lle ensisijaisen tärkeitä. Neuvomme asiakkaitamme tietosuoja-asioissa, ja pidämme samat vaatimukset myös omassa toiminnassamme.

Tässä selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja käsittelemme liiketoiminnassamme ja verkkosivustollamme www.klarity.fi, mihin tarkoituksiin ja millä perusteella, kenelle tietoja luovutetaan ja mitä oikeuksia sinulla on.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Klarity Oy

Y-tunnus 3365314-7

klarity@klarity.fi

+358 45 7870 9272

Tietosuoja-asioissa voit olla yhteydessä osoitteeseen klarity@klarity.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

Klarity Oy:llä ei ole tietosuoja-asetuksen 37 artiklassa tarkoitettua nimettyä tietosuojavastaavaa, koska nimeämisen edellytykset eivät täyty. Tämä ei vaikuta oikeuksiisi eikä siihen, miten käsittelemme pyyntösi.

3. Keitä seloste koskee

Käsittelemme henkilötietoja seuraavista ryhmistä:

asiakkaiden ja mahdollisten asiakkaiden yhteyshenkilöt
verkkosivustolla kävijät ja meihin yhteyttä ottavat
yhteistyökumppanien, alihankkijoiden ja verkostokumppanien yhteyshenkilöt
markkinointiviestinnän vastaanottajat
työnhakijat

Toimeksiantoja hoitaessamme käsittelemme usein myös asiakkaan omien asiakkaiden, työntekijöiden tai muiden henkilöiden tietoja. Näissä tilanteissa toimimme lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijänä ja asiakas on rekisterinpitäjä. Käsittelystä sovitaan erillisessä käsittelysopimuksessa, eikä tämä seloste kuvaa sitä käsittelyä. Jos tietojasi on käsitelty toimeksiannon yhteydessä, käänny ensisijaisesti oman organisaatiosi puoleen.

4. Mihin tarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme tietoja

Yhteydenottoihin vastaaminen ja tarjouspyyntöjen käsittely

Tiedot: nimi, yhteystiedot, organisaatio ja tehtävä, viestin sisältö, käytetty kanava
Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b) tai oikeutettu etu (6 art. 1 f), kun yhteydenottaja edustaa organisaatiota

Toimeksiantojen hoitaminen ja asiakassuhteen hallinta

Tiedot: yhteyshenkilöiden tiedot, viestintä, toimeksiantoon liittyvä aineisto
Peruste: sopimus (6 art. 1 b) tai oikeutettu etu (6 art. 1 f) asiakasorganisaation yhteyshenkilöiden osalta

Laskutus, kirjanpito ja saatavien perintä

Tiedot: laskutus- ja maksutiedot, tositteet
Peruste: lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c), kirjanpitolaki 1336/1997; oikeutettu etu (6 art. 1 f) perinnässä

Palveluiden markkinointi ja viestintä nykyisille ja mahdollisille asiakkaille

Tiedot: nimi, työsähköposti, organisaatio ja tehtävä, kiinnostuksen kohteet
Peruste: oikeutettu etu (6 art. 1 f). Sähköisessä suoramarkkinoinnissa noudatamme lisäksi lakia sähköisen viestinnän palveluista (917/2014, 200 ja 202 §)

Verkkosivuston toiminta, tietoturva ja käytön analysointi

Tiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot, sivuhistoria, evästetunnisteet, lokitiedot
Peruste: oikeutettu etu (6 art. 1 f) välttämättömien toimintojen ja tietoturvan osalta; suostumus (6 art. 1 a) analytiikka- ja kolmannen osapuolen evästeiden osalta

WhatsAppin kautta tulevien yhteydenottojen käsittely

Tiedot: puhelinnumero, WhatsApp-profiilinimi, viestien sisältö
Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b) tai oikeutettu etu (6 art. 1 f)

Oikeudellisiin vaatimuksiin varautuminen ja niihin vastaaminen

Tiedot: sopimus- ja viestintäaineisto
Peruste: oikeutettu etu (6 art. 1 f)

Rekrytointi

Tiedot: hakemus, ansioluettelo, hakijan itsensä toimittamat tiedot
Peruste: sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet (6 art. 1 b) ja suostumus (6 art. 1 a) hakemuksen säilyttämiseen hakuajan jälkeen

Oikeutettu etumme on liiketoiminnan harjoittaminen, asiakassuhteiden hoitaminen, palveluidemme markkinointi B2B-kohderyhmälle sekä verkkopalvelumme turvallisuus. Olet oikeutettu vastustamaan tällä perusteella tapahtuvaa käsittelyä (ks. luku 12). Emme käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja emmekä tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia.

5. Yhteydenottokanavat

Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse, puhelimitse, verkkolomakkeella tai WhatsAppilla. Käsittelemme kaikissa kanavissa vain sen, mitä itse kerrot meille. Yhteystietojen antaminen on vapaaehtoista, mutta ilman niitä emme voi vastata sinulle.

Verkkosivustollamme on WhatsApp-painike, joka on pelkkä linkki: se avaa keskustelun WhatsApp-sovelluksessa eikä lataa selaimeesi ulkopuolista koodia tai tallenna laitteellesi tietoja. Henkilötietojesi käsittely alkaa vasta, kun lähetät meille viestin. Voit ottaa yhteyttä WhatsAppilla myös suoraan numeroon +358 45 7870 9272.

WhatsApp-palvelun tarjoaa ETA-alueella WhatsApp Ireland Limited, joka on Meta-konserniin kuuluva itsenäinen rekisterinpitäjä. Emme voi vaikuttaa siihen, mitä tietoja Meta kerää palvelun käytöstä tai miten se niitä käsittelee. Vaikka viestien sisältö on päästä päähän salattu, palveluntarjoaja käsittelee esimerkiksi puhelinnumeroita ja viestinnän ajankohtia koskevia tietoja. Lue tarkemmin WhatsAppin tietosuojakäytännöstä: www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

Me olemme rekisterinpitäjä niiden viestien osalta, jotka vastaanotamme ja säilytämme. Käsittelemme WhatsApp-viesteistä puhelinnumeron, profiilinimen ja viestin sisällön.

Suosittelemme, ettet lähetä WhatsAppilla arkaluonteisia tietoja, laajoja asiakirja-aineistoja tai muiden henkilöiden henkilötietoja. Käytä näihin sähköpostia tai erikseen sovittua suojattua yhteyttä.

Sosiaalinen media

Ylläpidämme sivuja LinkedInissä ja Instagramissa. Kun otat meihin yhteyttä näiden kautta, alustan tarjoaja käsittelee tietojasi omana rekisterinpitäjänään omien ehtojensa mukaisesti. Sivujen kävijätilastojen osalta toimimme alustan tarjoajan kanssa yhteisrekisterinpitäjinä siltä osin kuin alusta tällaista tilastointia tarjoaa.

6. Evästeet ja verkkosivuston lokitiedot

Verkkosivustomme on toteutettu Wix-alustalla. Käytämme evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseen, tietoturvaan, käyttökokemuksen parantamiseen ja kävijäliikenteen analysointiin.

Välttämättömät evästeet ovat käytössä ilman suostumusta. Kaikki muut, mukaan lukien analytiikkaevästeet, edellyttävät suostumustasi. Suostumusta pyydetään evästebannerilla, ja voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivuston evästeasetuksista. Evästeistä säädetään sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 205 §:ssä.

Evästeillä ja palvelinlokeilla kerättävät tiedot, kuten IP-osoite ja selaintunniste, ovat henkilötietoja silloinkin, kun emme niiden perusteella tunnista sinua nimeltä.

Tarkemmat tiedot yksittäisistä evästeistä, niiden asettajista ja voimassaoloajoista löydät evästekäytännöstämme.

7. Mistä saamme tiedot

Saamme tiedot pääosin sinulta itseltäsi: kun otat meihin yhteyttä, kun käytät verkkosivustoamme, kun neuvottelemme toimeksiannosta tai kun asioit kanssamme sopimussuhteen aikana.

Keräämme tietoja myös muista lähteistä:

julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä ja LinkedInistä, kun etsimme yhteyshenkilöitä markkinointia ja myyntiä varten
edustamaltasi organisaatiolta, kun se ilmoittaa sinut yhteyshenkilöksi
verkkosivualustamme toimittajalta sivuston käyttöä koskevien tietojen osalta

8. Kenelle tietoja luovutetaan

Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille.

Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme henkilötietojen käsittelijöinä. Olemme tehneet heidän kanssaan tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset sopimukset.

Wix.com Ltd. – verkkosivuston alusta ja ylläpito: sivuston käyttö- ja lokitiedot sekä yhteydenottolomakkeiden tiedot
Microsoft Ireland Operations Ltd. – sähköposti, dokumentit ja tiedostojen tallennus: viestintä ja toimeksiantoaineisto
Kirjanpitopalvelun tuottaja – laskutus ja kirjanpito: laskutustiedot ja tositteet

Luovutamme tietoja lisäksi viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää, sekä tarvittaessa oikeudellisille neuvonantajille ja perintäpalvelun tarjoajalle oikeudellisten vaatimusten hoitamiseksi.

Osa yhteistyöstä tapahtuu ICT Legal Consulting -verkoston kautta. Verkoston jäsenet ovat itsenäisiä toimijoita ja omia rekisterinpitäjiään. Emme luovuta toimeksiantoasi koskevia tietoja verkoston jäsenelle ilman erillistä sopimista kanssasi.

WhatsApp ja sosiaalisen median alustat eivät ole käsittelijöitämme vaan itsenäisiä rekisterinpitäjiä (ks. luku 5).

9. Siirrot EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme käsittelee tietoja EU- ja ETA-alueen ulkopuolella. Siirto perustuu tällöin johonkin tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen perusteeseen.

Verkkosivualustamme toimittaja Wix.com Ltd on israelilainen yhtiö. Komissio on todennut Israelin tietosuojan tason riittäväksi päätöksellä 2011/61/EU ja vahvistanut päätöksen voimassaolon 15.1.2024 antamassaan uudelleentarkastelukertomuksessa. Siirron perusteena on tietosuoja-asetuksen 45 artiklan mukainen riittävyyspäätös.
Yhdysvaltoihin tapahtuvissa siirroissa perusteena on joko EU:n ja Yhdysvaltain välinen tietosuojakehys (Data Privacy Framework, riittävyyspäätös) tai komission hyväksymät vakiolausekkeet (46 art. 2 kohdan c alakohta) yhdessä siirtoa koskevan vaikutustenarvioinnin ja tarvittavien lisäsuojatoimien kanssa.

Saat pyynnöstä tiedon käytetystä siirtoperusteesta ja jäljennöksen vakiolausekkeista osoitteesta klarity@klarity.fi.

10. Säilytysajat

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin ne ovat tarpeen käyttötarkoituksensa kannalta tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Asiakastiedot ja toimeksiantoaineisto: toimeksiannon ajan ja sen jälkeen 3 vuotta oikeudellisten vaatimusten varalta
Yhteydenotot, joista ei synny toimeksiantoa: 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
WhatsApp-viestit: 12 kuukautta, minkä jälkeen keskustelu poistetaan; toimeksiantoon liittyvä sisältö siirretään asiakasaineistoon
Markkinointiluettelon tiedot: 24 kuukautta viimeisestä kontaktista, tai välittömästi kiellon jälkeen
Laskutus- ja kirjanpitoaineisto: 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy (kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 10 §)
Evästetiedot: evästekohtaisesti, ks. evästekäytäntö
Työhakemukset: rekrytoinnin ajan; avoimet hakemukset 12 kuukautta

Poistamme tarpeettomat tiedot viipymättä. Tietoja voidaan säilyttää pidempään anonymisoituna, jolloin kyse ei enää ole henkilötiedoista.

11. Tietoturva, luottamuksellisuus ja tekoälyn käyttö

Henkilötiedot on suojattu käyttäjätunnuksin, monivaiheisella tunnistautumisella ja käyttöoikeuksien rajauksella. Tiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtävissään. Sähköinen viestintä ja tallennus tapahtuvat salattujen yhteyksien yli.

Havaituista tietoturvaloukkauksista ilmoitamme valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille tietosuoja-asetuksen 33 ja 34 artiklan mukaisesti.

Klarity Oy on konsulttiyhtiö, ei asianajotoimisto. Toimeksiantoja koskeva luottamuksellisuus perustuu toimeksiantosopimukseen ja konsulttitoiminnan yleisiin sopimusehtoihin KSE 2013, ei asianajajia koskevaan salassapitovelvollisuuteen.

Käytämme työssämme tekoälyavusteisia työkaluja. Työkalut toimivat käsittelijöinämme sopimuksen perusteella, eikä niille syötettyjä tietoja käytetä mallien kouluttamiseen. Tekoälyn tuottama sisältö on aina nimetyn asiantuntijamme tarkastettavana, eikä sitä käytetä sellaisenaan neuvonnan perusteena.

Emme tee automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi.

12. Oikeutesi

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy tietoihin (15 art.): saat tiedon siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja jäljennöksen käsiteltävistä tiedoista.
Oikeus oikaisuun (16 art.): voit pyytää virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista.
Oikeus tietojen poistamiseen (17 art.): voit pyytää tietojesi poistamista, jos niitä ei enää tarvita tai jos käsittely perustui suostumukseen, jonka peruutat.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 art.): voit pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun kiistät tietojen paikkansapitävyyden.
Oikeus vastustaa käsittelyä (21 art.): voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voit vastustaa aina ilman perustelua, jolloin lopetamme sen heti.
Oikeus siirtää tiedot (20 art.): kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti, saat tietosi koneluettavassa muodossa.
Oikeus peruuttaa suostumus (7 art. 3 kohta): voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyynnön voi tehdä osoitteeseen klarity@klarity.fi. Voimme pyytää sinua täsmentämään pyyntöä tai varmistaa henkilöllisyytesi ennen kuin toimimme. Vastaamme kuukauden kuluessa; monimutkaisissa tapauksissa määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella, mistä ilmoitamme sinulle.

Kaikki oikeudet eivät sovellu kaikissa tilanteissa. Soveltuvuus riippuu käsittelyn oikeusperusteesta ja siitä, onko meillä lakiin perustuva velvollisuus säilyttää tiedot.

13. Valitusoikeus

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti, toivomme että olet ensin yhteydessä meihin. Sinulla on joka tapauksessa oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle

14. Selosteen muuttaminen

Päivitämme selostetta, kun käsittelymme tai käyttämämme palvelut muuttuvat. Merkittävistä muutoksista kerromme verkkosivustollamme.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 21.9.2026.